[:pl]Jak wspomniałem w poprzednim blogu, e-maile mogą zarówno przeszkadzać w pracy jak i ją wspierać. Jest to w dużej mierze uzależnione od naszego podejścia do korzystania z opcji ustawień poczty.
Odpowiednia konfiguracja może wydatnie wspomagać pracę z mailami. Aby uzyskać pożądany efekt, należy zastosować kilka podstawowych zasad.

Oto przypomnienie niektórych z nich:

– wyłącz automatyczne powiadamiania o nadejściu poczty (dźwięki, pop-up’y); to ułatwi ci koncentrację, bo nie będziesz się rozpraszał i odrywał od wykonywanej w danym momencie czynności.

– utwórz reguły automatycznego przenoszenia e-maili do określonych folderów; pamiętaj, aby te reguły dotyczyły tylko tych wiadomości, które możesz czytać okresowo, np. raz w tygodniu (raporty cykliczne, newslettery, informacje branżowe, itp.).
– przesuń e-maile „DW” do oddzielnego folderu; często są to informacje obiegowe, informacje, które nie wymagają twojej reakcji, i z którymi wystarczy zapoznać się w dowolnej chwili.
– ustaw automatyczną wiadomość zwrotną w sytuacji, kiedy przebywasz poza biurem
i nie możesz regularnie odpowiadać na e-maile. Oto przykładowy tekst, który umożliwi ci szybko wyeliminować nieaktualne wiadomości w skrzynce: „W dniach ….. przebywam poza biurem. Jeśli sprawa będzie aktualna po moim powrocie, proszę o ponowny kontakt.”.

ZASTOSUJ te zasady OD RAZU – maile mogą mieć ludzką twarz :-)[:]